archiefkast
Geen categorie

Het belang van goed archiveren

Of we het nou over een miljardenbedrijf als Google hebben, of een één-persoons-huishouden hebben, iedereen heeft baat van een goede administratie. Uiteraard is dat van het eerste voorbeeld oneindig veel complexer, maar het principe is het zelfde. Vaak hoor je wel de term “de administratie op orde hebben”, maar wat betekent dat nou echt? Een goede administratie bestaat uit een systeem voor documenten en informatie waarbij het terugroepen van die informatie intuïtief is. Als je dit verkeerd aanpakt dan kan het dus onnodig lang duren om documenten terug te vinden, of misschien gaat er wel belangrijke informatie (tijdelijk) verloren. Een goede administratie is iets wat je dagelijks bijhoudt, zodat je daar in de toekomst geen problemen mee krijgt. Hier een aantal problemen die kunnen ontstaan wanneer de administratie dus niet op orde is.

Dataverlies

Of het nou digitaal of analoog is, data en informatie kan altijd verloren gaan. Idealiter creëer je in het administratieve systeem ook ruimte voor een back-up. Dit kan fysiek of digitaal zijn. In ieder geval wil je voorkomen dat er om welke reden dan ook informatie kwijt raakt. Een medewerker gooit de verkeerde documenten weg, of klikt per ongeluk op delete. De kans is dan misschien wel klein, maar de gevolgen kunnen groot zijn. Bewaar daarom altijd een kopie van informatie. In het geval van digitale informatie kun je het op een lokale server en een cloud kwijt. Als het fysieke informatie betreft dan kun je in een opslagplaats een ordner met kopieën van documenten waarborgen. In het geval van schade kun je een beroep doen op jouw back-up. In sommige gevallen ben je zelfs verplicht redelijkerwijs een back-up te bewaren.

Juridische zaken

Niets is zeker in deze wereld, behalve dat we doodgaan en belasting betalen. Een vrij beroemd gezegde uit de achttiende eeuw. Enfin, het gaat er dus om dat we belasting moeten betalen. Bedrijven doen dit, en particulieren doen dit ook. Zeker bedrijven moeten goed kunnen verantwoorden dat de cijfers kloppen en ze niet aan het sjoemelen zijn met de inkomsten. Hierom is het belangrijk dat alle administratie “op orde” is. Makkelijk moet je kunnen inzien waar alle benodigde documenten zijn. Hiermee zal je moeten aantonen dat het bedrijf niet meer belasting hoeft te betalen. Ook contracten en dergelijke wil je heel graag goed bewaren, en ten alle tijde kunnen vinden. Dit geldt natuurlijk ook voor andere juridische documenten die je anders misschien kwijt raakt. Voorkom problemen en breng jouw administratie snel op orde.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *